電話応対は明るく・早く・歯切れ良くを心がけましょう！

【通話の準備をする】

• 相手の電話番号、氏名、役職は必ず確認する。
• 用件を整理する。（メモに話す内容を書いておくと便利です。）
• 書類、資料、データは事前に手元に揃えておく。

【自分を名のり挨拶をする】

• 相手に名のりを聞いて、聞き取りにくい時は確認する。
• 相手に聞き取りやすいスピードでハッキリ名のる。
  　 例１：「○○（会社）様でいらっしゃいますね。」
  　 例２：「○○会社の△△と申します。
  　　　　　 いつもお世話になっております。(毎度ありがとうございます。)」
  　 例３：相手が先に挨拶された時は
  　　　　　「こちらこそお世話になっております。」と返す。

【相手を名指す】

• 名指し人が出たら改めて挨拶をする。
  　 例１：「恐れ入りますが、経理の○○様をお願い致します。」
  　 例２：「○○会社の△△と申します。
  　　　　　 いつもお世話になっております。（毎度ありがとうございます。）」

【用件を話す】

• 用件は簡潔に、結論から先に切り出す。
• 相手の都合を確認する。
  　例１：「早速ですが□□の件についてお伺いしたい事が
  　　　　 ２点ございますが、よろしいでしょうか。」
  　例２：「ただ今、５分ほどよろしいでしょうか。」
  　※電話前の準備の段階で話す内容を箇条書きなどで記載しておくと便利。

【終わりの挨拶をする】

• 終わりの挨拶は丁寧にする。
  　 例１：「どうもありがとうございました。」
  　 例２：「どうぞよろしくお願い致します。」
  　 例３：「お手数おかけ致しました。」
  　 例４：「ごめんください（ませ）。」
  　 例５：「失礼いたします。」
  

【電話を上手に切る】

• 相手が切ったことを確かめてから静かに切る。
  　※ガチャンと乱暴に切るのは相手にとって失礼です。

【ベルが鳴ったらすぐに出る】

• 呼び出し音は、３回以内にでるのが原則。
  ※呼び出し音は、１回につき３秒かかり、１０秒過ぎると相手はイライラする。
• 受話器と口は握りこぶし１つ分程度あけてもつ。
• 受話器を取ると同時にペンを持つ。
  ※やむおえず、３回以上待たせた場合は「お待たせしました」を忘れずに！

【自分を名のる 】

• 会社を名のる。（場合によっては個人名も名のりましょう。）
  　例１：「はい○○でございます。」（通常）
  　例２：「おはようございます。○○でございます。」
  　　　　（午前１０時３０までの場合）

【相手を確かめ挨拶をする】

• 相手が名のられたら、復唱確認と挨拶をする。
• 相手が名のられない場合は、丁寧に尋ねる。
  　例１：「○○様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。」
  　例２：「失礼ですが（恐れ入りますが）どちら様でいらっしゃいますか。」

【用件を聞く】

• 相手の用件は必ずメモを取りながら聞く。
• 用件はメモに従って復唱し、聞き違いがないか確認する。
• 取り次ぐ場合は、必ず保留ボタンを押す。
  　例１：「□□の件ですね。かしこまりました（承知しました）。」
  　例２：「○○でございますね。少々おまちください（ませ）。」
  　　　　（名指し人の在・不在は言わない）
  　例３：「復唱させていただきます。（繰り返させていただきます。）」

【終わりの挨拶をする】

• 丁寧に感謝の気持ちを込める。
  　例１：「かしこまりました。」
  　例２：「ありがとうございました。」
  　例３：「失礼致しました」
  　例４：「ごめんください（ませ）。」

【電話を上手に切る】

• 相手が切ったことを確かめてから静かに切る。
  　※ガチャンと乱暴に切るのは相手にとって失礼です。